# Kundekommunikation

Kundemails sendes af Alunta på teamets vegne til teamets slutkunder. Teamets globale mailvalg, den enkelte kundes ekstra modtagere, teksttilpasning, branding og teamets interne notifikationer er forskellige indstillinger.

## Vælg slutkundens sprog

Slutkunder kan bruge dansk, engelsk, tysk, italiensk, fransk, svensk, norsk bokmål eller spansk. Vælg **Sprog** på kunden, eller lad slutkunden gemme det i sin indloggede kundeportal. **Automatisk fra land** bruger kundens land og falder tilbage til engelsk, hvis landet ikke har et standardsprog. Sprogvalget ændrer ikke land, valuta, moms eller betalingsform. Kunde-API’et og AI-værktøjerne understøtter samme præference: et udeladt felt ved opdatering bevarer valget, mens `null` nulstiller til automatisk.

Et sprogvalg i checkout huskes for købet og for en nyoprettet kunde. Et ændret visningssprog på et offentligt link ændrer ikke en eksisterende kundes konto. Matcher checkout en eksisterende kunde på mailadressen, bevares kundens gemte præference. Nye fakturaer bruger modtagerens sprog. En eksisterende faktura beholder sit oprindelige dokumentsprog efter et ændret sprogvalg, og en tilknyttet kreditnota følger originalen. En mail, der allerede er godkendt til afsendelse, beholder sit registrerede sprog ved genforsøg; en ændring af sproget på en klargjort rykker kræver ny godkendelse.

Aluntas egne fakturaer, kundeportal, checkout og kundemails understøtter alle otte sprog. Tekster skrevet af teamet bevares som skrevet. En PDF fra regnskabssystemet følger udbyderens indstillinger: Dinero understøtter dansk og engelsk, så andre sprog bruger engelsk på deres PDF. Andre regnskabs-PDF’er beholder det konfigurerede layout. Betalingsvinduer bruger udbyderens tilgængelige sprog; PensoPay bruger dansk eller engelsk, og Cost+ bruger engelsk ved italiensk og spansk.

## Vælg mailtyper og modtagere

Gå til **Indstillinger → Kundemails** for de globale valg. Her kan du slå understøttede mailtyper til eller fra. Nogle nødvendige portalbeskeder er låste. På en kunde kan du tilføje ekstra modtagere og vælge, hvilke faktura- og betalingsmails de skal have. En ekstra modtager får ikke portal-loginlinket, og en adresse, der matcher kundens primære adresse, bruges ikke to gange.

Ved automatisk afsendelse har det globale valg betydning for, om mailtypen sendes, og kundepræferencer bestemmer de ekstra modtagere. Ved manuel **send nu** gennemgår og bekræfter operatøren den eksplicitte modtagerliste; den handling tilsidesætter de automatiske præferencefiltre og sender til den bekræftede liste. Portal-loginlinket går stadig kun til kunden.

## Redigér teksten

Vælg en mailtype, et af de otte sprog og de redigerbare felter som emne, hilsen, indledning eller afslutning. Hver sprogversion har sin egen tilpasning; uden en tilpasning bruges Aluntas standardtekst på kundens valgte sprog. Indsæt kun felter fra feltvælgeren. Åbn forhåndsvisningen med eksempeldata, og nulstil den valgte sprogversion, hvis du vil tilbage til standardteksten. Systemstyrede knapper, beløb, vedhæftninger og obligatoriske dele følger stadig Aluntas mail. Produkt- og abonnementnavne samt anden tekst, teamet selv har skrevet, oversættes ikke.

## Påmindelse før udløb

Mailtypen **Påmindelse før abonnement udløber** er slået fra, indtil teamet slår den til under **Indstillinger → Kundemails**. Et team, der aldrig har gemt et valg, sender den ikke. Samme sted vælger teamet, hvor mange dage før slutdatoen den sendes (1-180, standard 30). Antallet gemmes uafhængigt af, om mailen er slået til, og af de tilpassede tekster.

Et planlagt job kører hver time. Fra kl. 09:00 efter teamets tidszone sender det mailen for abonnementer, hvis slutdato præcis er det valgte antal dage fremme, og som kunden eller teamet har opsagt. Den sendes ikke for abonnementer, der er endt på grund af mislykket betaling, for kortabonnementer uden gemt kort, for abonnementer under en deaktiveret kunde, for slettede kunder eller når kontoen er lukket. Har en kunde flere abonnementer med samme slutdato, står de i én mail. En kunde får højst én mail pr. slutdato, også hvis abonnementet bliver genoptaget og opsagt igen til samme dato, eller teamet ændrer antal dage. Mailen sendes kun på selve udsendelsesdagen (slutdatoen minus antal dage); ændres antal dage, så den dag allerede er passeret, sendes den ikke bagudrettet. Mangler kunden en mailadresse, når mailen skal sendes, forsøges der igen senere samme dag. Er afsendelsen først begyndt og fejler, forsøges den ikke igen. Ældre opsigelser fra før opsigelsesårsagen blev registreret er også omfattet, så længe de stadig har en fremtidig slutdato. En slutdato, der fulgte med en import (for eksempel en bindingsperiode fra e-conomic), er en kontraktperiode og ikke en opsigelse, og giver ingen påmindelse.

Mailen går kun til kundens egen mailadresse, aldrig til ekstra modtagere, fordi den indeholder et engangslink til kundens login. Kundens fravalg og testkontorouting gælder. Teksten kan tilpasses og forhåndsvises som de andre mails; knappen **Genoptag abonnement** er systemstyret.

Knappen åbner et underskrevet link til en bekræftelsesside. Selve åbningen ændrer intet og logger ingen ind, fordi mailscannere også åbner links. Siden viser abonnementerne med **Genoptag abonnement** pr. abonnement og **Gå til kundeportalen**. Med ét tryk bruges linket (det virker kun én gang), kunden logges ind i kundeportalen, og et valgt abonnement genoptages ved at fjerne slutdatoen, som når kunden gør det i portalen. Genoptagelsen kan blive afvist (fx hvis kontoen er lukket), og så vises en besked. Linket logger kun ind, så længe mindst ét af dets abonnementer stadig kan genoptages; er de alle genoptaget, udløbet eller slettet, står der på siden, at der intet er at genoptage, og i stedet tilbydes portalens login, og linket bruges ikke. Et brugt link viser en side med vej til portalen eller loginsiden. Efter slutdatoen viser et ellers gyldigt link en side om, at linket er udløbet, med vej til portalens login. Teams, der vil styre timing eller tekst selv, kan bruge webhooks (`subscription.cancelled` indeholder `end_date`).

## Brand og faste bilag

I faktureringsindstillingerne kan du vælge teamets logo og headerstil for Aluntas fakturaer og kundemails. Det ændrer ikke layoutet på en PDF, som hentes direkte fra e-conomic, Dinero eller Billy. Faste bilag til fakturamails låses, når mailen oprettes. En ny mail bruger den aktuelle liste; et genforsøg på samme mail bruger de bilag, der allerede var fastlåst.

## Teamnotifikationer

En teamnotifikation går til virksomhedens brugere via email, Alunta eller Slack. Den er ikke en kundemail og ikke et webhook. Påmindelsen før automatisk fakturering hjælper teamet med at opdatere forbrug; den er ikke en rykker til slutkunden.

## Spørgsmål

**Kan jeg skrive hele fakturamailen selv?** Kun de felter, mailtypen gør redigerbare; fakta og systemstyrede dele bevares.

**Hvorfor får en bogholder ikke en mail?** Kontrollér kundens modtagervalg og at mailtypen stadig er slået til globalt.

**Hvorfor ændrede logoet ikke en regnskabs-PDF?** Den PDF er dannet af regnskabssystemet og har sit eget layout.

## Kundemails fra test- og partnerkonti

Kundemails fra en testkonto eller en partnerkonto omdirigeres ved afsendelse til kontoens verificerede ejeradresse. Det gælder kontoens egne kunder, herunder manuelle afsendelser, ekstra fakturamodtagere og CC/BCC. Emnet mærkes `[TEST]`. Eksempelkunder har hver sin adresse på `demo.invalid`; kundeportalens loginlink til den valgte testkunde leveres til ejeren. En partners øvrige, almindelige driftskonti beholder deres egen mailadfærd; det er den enkelte kontos tilstand, der afgør routingen af dens kundemails.

Automatiske mails til kunder, hvis adresse ligger på det reserverede domæne `.invalid` (eksempelkunderne har `@demo.invalid`-adresser), undertrykkes. Det gælder fx fakturakørsler, rykkere, betalingsfejl og bekræftelser ved oprettelse af abonnementer. Mails, en person selv beder om, omdirigeres til ejeren: Send-knapper, manuelle påmindelser, tilbud, kreditnotaer, enkeltfakturaer, genopkrævningslinket, kundeportalens loginlink og `POST /v1/invoices/{uuid}/send`. Hvis alle modtagere er på `.invalid`, undertrykkes en automatisk mail, mens en manuel afsendelse leveres som en kopi til ejeren. Undertrykte mails sendes ikke senere.

En test- eller partnerkonto, der ikke har været brugt i 30 dage (ingen indlogget brug af et medlem, intet API-kald og ingen AI-adgang via MCP), sender ingen kundemails, før den bruges igen. Mails, der blev undertrykt i mellemtiden, sendes ikke bagefter.

Uden en gyldig, verificeret ejeradresse sendes ingen kundemail. Manuel afsendelse viser en fejl, og allerede kølagte afsendelser undertrykkes. Senere verificering genudsender ikke automatisk gamle mails. Historikken bevarer den tiltænkte modtager og viser den faktiske modtager, når transporten har bekræftet afsendelsen; gamle historikposter omskrives ikke. Flere separate fakturamodtagere kan give ejeren flere testmails.

Aluntas egne login-, invitations- og ejer-/medlemsmails følger deres normale regler. Omdirigeringen ændrer ikke betalinger eller andre integrationer og er ikke en garanti for indbakkeplacering.