1. Formål, karakter og varighed

Databehandleren leverer Alunta, en platform til abonnementer, fakturering og betalingsopkrævning med en kundeportal, hvor den dataansvarliges kunder kan se og betale deres fakturaer. Databehandleren behandler personoplysninger på vegne af den dataansvarlige alene for at levere Alunta. Behandlingen omfatter lagring, visning, generering af fakturaer og øvrige dokumenter samt overførsel til de systemer, den dataansvarlige selv har tilsluttet (Bilag 2), og varer, så længe det er nødvendigt for at levere Alunta.

2. Registrerede og personoplysninger

De registrerede er den dataansvarliges kunder (privatpersoner og enkeltmandsvirksomheder), kontaktpersoner hos den dataansvarliges erhvervskunder, den dataansvarliges egne brugere af Alunta og betalere, der betaler på vegne af den dataansvarliges kunder.

Personoplysningerne omfatter navn, adresse, e-mailadresse, telefonnummer, CVR-/momsnummer, kundenummer, abonnements-, fakturerings- og betalingshistorik, IP-adresse og aktivitet i checkout og kundeportal, indholdet af e-mails sendt til kunderne, bankregistrerings- og kontonummer samt betalingsaftaler (Leverandørservice), EAN-/GLN-nummer og ordrereferencer samt maskerede kortoplysninger hos betalingsudbyderen. Databehandleren behandler ikke bevidst følsomme oplysninger (særlige kategorier af personoplysninger).

3. Instruks

Databehandleren må kun behandle personoplysninger efter dokumenteret instruks fra den dataansvarlige, medmindre EU-ret eller national ret kræver andet. I så fald underretter databehandleren den dataansvarlige om kravet inden behandlingen, medmindre den pågældende ret forbyder det. Instruksen omfatter overførsel til de systemer, den dataansvarlige selv har tilsluttet sin konto i Alunta (Bilag 2).

Hvis databehandleren vurderer, at en instruks er i strid med databeskyttelsesforordningen eller anden databeskyttelsesret, underretter databehandleren straks den dataansvarlige.

4. Fortrolighed og sikkerhed

Personer, der er autoriseret til at behandle personoplysningerne, har forpligtet sig til fortrolighed eller er underlagt en lovbestemt tavshedspligt. Databehandleren træffer de tekniske og organisatoriske foranstaltninger, som databeskyttelsesforordningens artikel 32 kræver. De aktuelle foranstaltninger fremgår af Bilag 3.

5. Underdatabehandlere og tredjelande

Databehandleren har den dataansvarliges generelle godkendelse til at bruge underdatabehandlere. Den aktuelle liste fremgår af Bilag 1. Databehandleren pålægger underdatabehandlerne de samme databeskyttelsesforpligtelser som i denne aftale og forbliver fuldt ansvarlig for deres opfyldelse, jf. artikel 28, stk. 4.

Tilføjelse eller udskiftning af underdatabehandlere varsles mindst 30 dage i forvejen via Aluntas ændringslog i produktet. Den dataansvarlige kan gøre indsigelse, hvis der er saglige grunde.

Personoplysninger overføres kun til lande uden for EU/EØS, hvis der er et gyldigt overførselsgrundlag, f.eks. EU-US Data Privacy Framework eller EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser (SCC). Grundlaget for hver underdatabehandler fremgår af Bilag 1.

6. Bistand og brud på persondatasikkerheden

Databehandleren bistår i det omfang, det er muligt, den dataansvarlige med at besvare anmodninger fra de registrerede om at udøve deres rettigheder og med at overholde artikel 32-36 (sikkerhed, anmeldelse af brud, konsekvensanalyser og forudgående høring).

Databehandleren underretter den dataansvarlige uden unødig forsinkelse, når databehandleren bliver opmærksom på et brud på persondatasikkerheden, der vedrører den dataansvarliges personoplysninger.

7. Sletning og tilbagelevering

Ved aftalens ophør sletter databehandleren personoplysningerne, medmindre opbevaring er nødvendig efter lovgivningen (f.eks. bogføringsloven). Anmoder den dataansvarlige om det inden ophør, tilbageleverer databehandleren i stedet oplysningerne i et almindeligt anvendt format.

Oplysninger, som er overført til den dataansvarliges egne systemer (Bilag 2), er den dataansvarliges egen kopi og er ikke omfattet af databehandlerens sletning.

8. Tilsyn og revision

Den dataansvarlige kan føre tilsyn med databehandlerens overholdelse af aftalen, primært gennem dokumentation og erklæringer, som databehandleren stiller til rådighed på anmodning. Fysisk revision hos databehandleren eller dennes underdatabehandlere kræver en saglig begrundelse og skal aftales skriftligt med rimeligt varsel. Den dataansvarlige afholder omkostningerne.

9. Ansvar

Databehandlerens ansvar er begrænset til direkte tab og kan ikke overstige det beløb, den dataansvarlige har betalt for Alunta i de seneste 12 måneder. Databehandleren er ikke ansvarlig for indirekte tab, herunder driftstab, tab af data, fortjeneste eller goodwill.

10. Varighed og ændringer

Aftalen gælder, så længe databehandleren behandler personoplysninger for den dataansvarlige. Databehandleren kan ændre aftalen med mindst 30 dages varsel skriftligt, via e-mail eller via Aluntas ændringslog i produktet. Kan den dataansvarlige ikke acceptere ændringerne, kan samarbejdet opsiges. Fortsat brug af Alunta, efter at ændringerne er trådt i kraft, anses som accept.

11. Kontakt og accept

Spørgsmål om aftalen og databeskyttelse kan rettes til kontakt@alunta.com. Ved oprettelse og brug af Alunta accepterer den dataansvarlige denne databehandleraftale.